ĐIỀU TRA, SƯU TẦM TÀI LIỆU TRONG NƯỚC

1. Mục đích yêu cầu
Tài liệu phục vụ cho dự án đầu tư: Điều tra, sưu tầm, biên soạn và xuất bản “Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến” có thể là những tài liệu thuộc phạm trù văn hoá vật thể và văn hoá phi vật thể trong đó chủ yếu gồm các tài liệu thành văn (sách, báo, tạp chí, bản thảo, văn khắc, ấn chương...). Do vậy, công tác điều tra tài liệu phục vụ cho dự án có các yêu cầu chủ yếu sau:
- Nắm thực trạng nguồn tư liệu văn hiến Thăng Long - Hà Nội trên các phương diện chủ yếu: tên gọi của tài liệu; tình trạng tài liệu văn bản; phương thức, phương tiện cố định và thể loại văn bản, ngôn ngữ, văn tự của văn bản; nơi lưu giữ, tình hình lưu giữ; nội dung văn bản, hình thức văn bản; khối lượng, số lượng văn bản, hiện vật, hiện trạng.
- Trên cơ sở nắm được những phương diện chủ yếu đó của nguồn tư liệu, có kế hoạch xây dựng danh mục tư liệu, kiến lập và xác lập những thông tin sâu và chi tiết về nội dung văn bản, tình trạng văn bản để có kế hoạch sưu tầm (mua, nhượng quyền sử dụng, trưng cầu, đề nghị hiến tặng, sao chụp)... cho Ngân hàng dữ liệu văn hiến Thăng Long phục vụ cho công tác chỉ đạo thực hiện và triển khai các hạng mục công việc của dự án.

2. Nội dung chủ yếu của công tác điều tra, sưu tầm tài liệu
2.1. Tài liệu văn hiến Thăng Long: tính chất, đặc điểm
2.1.1. Xác định nội dung của khái niệm văn hiến Thăng Long
- Thuộc phạm trù văn hiến Thăng Long các tài liệu có chứa đựng các thông tin về vị trí địa lý, cảnh quan, con người, nhân vật, tổ chức hành chính, quản lý nhà nước, lịch sử truyền thống, kinh tế, khoa học kỹ thuật, kiến trúc đô thị, văn hoá, giáo dục, phong tục, văn học, nghệ thuật... Thăng Long - Hà Nội.
2.1.2. Tình hình lưu giữ chủ yếu những tư liệu văn hiến Thăng Long
Tình hình lưu giữ tư liệu văn hiến Thăng Long như sau:
- Lưu giữ trong hệ thống các thư viện, kho lưu trữ của nhà nước, các cơ quan khoa học chuyên ngành.
- Lưu giữ trong dân gian (tư gia, trong dân gian nói chung), trong các tủ sách của các nhà khoa học, trong các nhà sách của các đoàn thể, tổ chức xã hội và tôn giáo.
- Lưu giữ trong các di tích lịch sử và văn hoá (hệ thống hoành phi, câu đối, biển đề, văn bia, cuốn thư, bức châm, bài châm, đề từ, chuông, kệ...).
2.1.3. Thể loại văn bản, tính chất văn bản
- Các văn bản hành chính tổ chức nhà nước (các văn bản qui phạm pháp luật, các văn bản hành chính thông thường...).
- Các văn bản tổ chức xóm thôn, làng xã (khoán ước, hương ước, phường hội, hay giáp thôn, xã, tổng...).
- Các văn bản địa chí, địa bạ, bản đồ.
- Các văn bản lịch sử (lịch sử địa phương, quốc sử).
- Các văn bản văn học nghệ thuật (truyện, ký, thơ, kịch bản sân khấu, tác phẩm âm nhạc...).
- Các bức tranh, bức hoạ, ảnh, tượng... nghệ thuật.
- Các văn minh (văn khắc trên đá, đồng, sứ, gốm, gỗ...).
2.1.4. Sự phức tạp về ngôn ngữ - văn tự trong các nguồn tài liệu về văn hiến Thăng Long
- Các tài liệu văn hiến Thăng Long - Hà Nội viết bằng chữ quốc ngữ (Việt văn).
- Các tài liệu văn hiến Thăng Long - Hà Nội viết bằng Hán văn (văn ngôn chữ Hán).
- Các tài liệu văn hiến Thăng Long - Hà Nội viết bằng chữ Nôm (Việt văn).
- Các tài liệu văn hiến Thăng Long - Hà Nội viết bằng các ngôn ngữ Âu châu, tiếng và chữ của các đồng bào dân tộc.
2.1.5. Vấn đề văn bản học đặt ra cho công tác xây dựng kho tư liệu văn hiến Thăng Long
Các văn bản về văn hiến Thăng Long có độ dài hàng chục thế kỷ nên
- Có sự phức tạp về văn bản học (nhất là các văn bản Hán Nôm, do tình trạng sao chép, tam sao thất bản...).
- Do vậy cần phải tiến hành công tác giám định văn bản để sử dụng các số liệu, tư liệu từ nguồn các tài liệu này.
- Phải đầu tư cho công tác giám định văn bản trong khuôn khổ dự án mới hy vọng sử dụng các tư liệu đáng tin cậy cho các đầu sách của dự án.
2.2. Kinh nghiệm lịch sử cho điều tra sưu tầm tư liệu văn hiến
Lịch sử đã cho biết có nhiều cuộc điều tra, sưu tầm tư liệu văn hiến quốc gia nói chung (trong đó có những tư liệu thuộc phạm trù văn hiến Thăng Long - Hà Nội). Các cuộc điều tra sưu tầm đó phần lớn trực tiếp liên quan đến công cuộc hồi sinh văn hoá dân tộc sau mỗi cuộc kháng chiến chống xâm lăng thành công hay trong các thời kỳ hoà bình xây dựng đất nước. Ở đây, trong mục: kinh nghiệm lịch sử cho cuộc điều tra, sưu tầm tư liệu văn hiến, chúng ta có thể kể đến các cuộc điều tra sưu tầm trong lịch sử, những đại diện và thành tựu tiêu biểu:
2.2.1. Những cuộc điều tra sưu tầm trong lịch sử
+ Điều tra, sưu tầm tài liệu văn hiến sau cuộc kháng chiến chống xâm lược Minh của nhà Lê sơ [đại diện: Phan Phù Tiên, Hoàng Đức Lương, Ngô Sỹ Liên...; kết quả: Việt âm thi tập, Trích diễm thi tập...].
+ Điều tra, sưu tầm tài liệu văn hiến ở thời Lê trung hưng (kết quả: các tài liệu Phật giáo, văn học, địa lý đã được sưu tập, xuất bản: Thiền uyển tập anh, Việt điện u linh...).
+ Điều tra sưu tập tài liệu văn hiến ở đầu triều Nguyễn (các đại diện: Phạm Đình Hổ, Phan Huy Chú, Dương Bá Cung...).
2.2.2. Những cuộc điều tra tài liệu trong thế kỷ XX
- Những sưu tầm trước cách mạng Tháng Tám:
+ Những sưu tầm công bố tài liệu trên các tờ báo, tạp chí lớn (Nam phong, Tri tân...).
+ Những sưu tầm, công bố của một số nhà xuất bản ở Tân Việt, Mai Lĩnh...
- Những cuộc điều tra sưu tầm biên tập, xuất bản tài liệu văn hiến sau cách mạng Tháng Tám.
+ Sưu tập các tài liệu văn hiến về từng lĩnh vực (Hợp tuyển văn học, Tổng tập văn học Việt Nam, Thơ văn Lý - Trần..., Di sản Hán Nôm - Thư mục đề yếu...).
+ Sưu tập tài liệu trong giai đoạn đổi mới (từ 1986 đến nay) nhằm góp phần tổng kết lịch sử tổng kết thế kỷ XX...
2.3. Địa điểm điều tra tài liệu văn hiến Thăng Long
- Điều tra qua hệ thống thư viện, kho lưu trữ của nhà nước, các cơ quan khoa học, các trường đại học (Thư viện Quốc gia, Thư viện Hà Nội, Viện Thông tin Khoa học Xã hội, Thư viện Viện Văn học, Viện Sử học, Viện Hán Nôm..., Trung tâm thông tin - thư viện Viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Các phòng Tư liệu khoa Văn học, khoa Lịch sử, Trung tâm lưu trữ quốc gia I, II, Các thư viện của các tỉnh, thành phố và của các trường Đại học).
- Điều tra qua hệ thống kho tư liệu của các đoàn thể, tổ chức xã hội, tổ chức nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo.
- Điều tra qua hệ thống thư viện tư gia, kho tư liệu của các nhà khoa học, hoạt động văn hoá, các nhà hoạt động xã hội, các văn nghệ sĩ...
- Điều tra qua các cuộc thi về Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến (cuộc thi sách vàng về tài liệu Thăng Long ngàn năm văn hiến, qua trưng cầu ý kiến về Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến).
- Điều tra qua website của Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến.
- Điều tra văn hoá dân gian trên phạm vi toàn bộ địa phận Thăng Long - Hà Nội để có cơ sở cho những bộ sách về văn hoá dân gian.
- Điều tra, sưu tầm qua hệ thống các di tích lịch sử và văn hoá (đền, chùa, miếu, đạo quán, đình, hội quán...) để sưu tập các loại văn bản, tài liệu văn hiến.
- Điều tra điền dã qua các địa phương để tìm hiểu về gia phả, tộc phả, truyền thống học hành, phong tục,...
- Điều tra điền dã các làng nghề, phố nghề... để có tài liệu tổng quát về các làng nghề Hà Nội.
2.4. Các công tác điều tra, sưu tầm tài liệu văn hiến Thăng Long
2.4.1. Nguồn nhân lực cho điều tra
Nguồn nhân lực cho điều tra sẽ được huy động qua hệ thống các trường đại học, viện nghiên cứu cũng như lực lượng của nhà xuất bản Hà Nội.
2.4.2. Tập huấn nguồn nhân lực cho điều tra
2.4.2.1. Tập huấn về văn hiến Thăng Long nhằm trang bị cho những người làm công tác điều tra cũng như những người thực hiện dự án, những tri thức căn bản về Thăng Long học, Hà Nội học, nội dung của văn hiến Thăng Long, sự thể hiện của văn hiến Thăng Long qua các chặng đường lịch sử, đặc điểm, đặc trưng của tư liệu văn hiến Thăng Long. Do mức độ phức tạp của văn hiến Thăng Long về ngôn ngữ, văn tự nên có nhiều hạng mục phải được tập huấn kỹ càng, nguồn nhân lực cho điều tra phải có trình độ (trình độ văn tự, biết chữ Hán, chữ Nôm, biết các tiếng nước ngoài...). Thông qua tập huấn sẽ nâng cao năng lực chuyên môn của những người tham gia dự án.
+ Chuẩn bị mời các báo cáo viên, đặt hàng xây dựng nội dung các chuyên đề báo cáo về văn hiến Thăng Long.
2.4.2.2. Tập huấn kỹ thuật điều tra như: nghiệp vụ lấy thông tin, cách ghi phiếu, cách đăng ký tài liệu, văn kiện, cách phỏng vấn, phỏng vấn bảng hỏi, phỏng vấn sâu, viết báo cáo về kết quả điều tra từng mảng, từng vùng, cách dập văn bia, văn khắc...
2.4.2.3. Các công tác chuẩn bị các phương tiện cho điều tra (máy ảnh, văn phòng phẩm, các trang bị cho in dập, thác bản, con lăn, túi đựng thác bản văn bia...).

3. Tiến độ của công tác điều tra, sưu tầm
+ Điều tra, sưu tầm là một trong những công việc trọng tâm của dự án, cần phải tổ chức thành các đợt, các nhóm, mảng điều tra. Tổ chức các đợt để giải quyết gọn từng địa phương, từng lĩnh vực, có rút kinh nghiệm. Tổ chức các nhóm, mảng điều tra để tăng tính chuyên nghiệp theo đặc thù của công việc, theo công việc mà thuê khoán những người có chuyên môn cần thiết.
+ Dự kiến điều tra ở trong nước và nước ngoài được tổ chức thành 2 đợt vào quí IV/2006 và quí I/2007.
+ Dự kiến điều tra ở nước ngoài được tổ chức thành 4 đợt
Đợt 1 (Quí IV năm 2006)
Đợt 2 (Quí II năm 2007)
Đợt 3 (Quí IV năm 2007)
Đợt 4 (Quí II năm 2008)
+ Quí III năm 2008: Xử lý kết quả điều tra, sưu tầm các tài liệu cần thiết để lập kho dữ liệu cho Dự án.
+ Quí IV/2008: Tổng kết điều tra, lập danh mục, nghiên cứu, hệ thống hoá tài liệu...

4. Xây dựng kho dữ liệu văn hiến Thăng Long
4.1. Vị trí, nhiệm vụ, chức năng của kho dữ liệu
Những tư liệu có liên quan trực tiếp đến các chủ đề của văn hiến Thăng Long sẽ được lập danh mục, hệ thống hoá, làm tóm tắt về nội dung, mô tả hình thức, đánh dấu địa chỉ, đặc điểm, nơi lưu trữ, phân loại sơ bộ để báo cáo lên ban chỉ đạo dự án, Ban quản lý dự án. Chủ nhiệm dự án sau khi có sự tư vấn của các nhà chuyên môn cho từng mảng sách và căn cứ vào tình hình thực tế sẽ quyết định lập kho dữ liệu văn hiến Thăng Long nhằm các mục tiêu sau:
- Chủ động nắm được thực chất hiện trạng tình hình khối lượng tài liệu văn hiến Thăng Long.
- Làm cơ sở trực tiếp cho việc xây dựng nội dung của Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến (về mặt chủ đề, đầu sách, nội dung của các chương sách).
- Làm cơ sở trực tiếp cho việc chỉ đạo, điều hành thực hiện dự án.
- Là một trong những nguồn tài liệu trực tiếp cho các nhà khoa học xây dựng các công trình.
- Là một trong những nguồn tài liệu cơ bản cho các Hội đồng thẩm định sử dụng để xác định, kiểm tra tính chân thực của tư liệu sử dụng trong các công trình.
- Là một trong những nguồn tài liệu cho các biên tập viên dựa vào để biên tập bản thảo.
4.2. Các tài liệu cần phải có của kho tư liệu
Kho dữ liệu phải thu vào mình những tài liệu cần thiết phục vụ cho quá trình xây dựng nội dung Tủ sách, chỉ đạo thực hiện dự án. Ngoài phần danh mục cho biết tổng quát tình hình tài liệu, kho được tổ chức như sau:
+ Văn bản các tài liệu cụ thể ứng với danh mục.
+ Các tranh, ảnh cần phải có.
4.2.1. Văn bản tài liệu cụ thể ứng với danh mục
Văn bản tài liệu ứng với danh mục trước hết cần có thể được chia thành các loại theo chủ đề, sau đó chia theo ngôn ngữ văn tự, thời gian, mức độ phổ biến. Từ đây có thể thành các nhóm tài liệu như sau:
* Nhóm tài liệu phổ biến (là những tài liệu dễ kiếm từ trong thư viện, xuất bản bằng tiếng Việt trong khoảng từ sau Cách mạng Tháng Tám đến nay.
* Nhóm tài liệu hiếm gồm những sách báo tiếng Việt được xuất bản trước 1945 và các tài liệu, sách báo được viết bằng các ngữ khác.
4.3. Dự kiến kết quả điều tra, sưu tầm
4.3.1. Xây dựng bộ Tổng thư mục về Thăng Long - Hà Nội.
Bộ sách này là kết quả trực tiếp của quá trình điều tra, sưu tầm tài liệu của Dự án và là bộ sách công cụ rất cần thiết phục vụ cho việc nghiên cứu, biên soạn của Dự án cũng như cho việc nghiên cứu về Thăng Long - Hà Nội trong tương lai.
4.3.2. Kho dữ liệu văn hiến Thăng Long - Hà Nội
Kho dữ liệu trước hết phải phục vụ cho Dự án, vì thế, duy lượng tối thiểu phải đảm bảo cho việc biên soạn, thẩm định các công trình trong Dự án. Theo ước tính của nhiều chuyên gia, giáo sư… cần phải sử dụng từ 15 - 20 trang tài liệu tham khảo cho 1 trang công trình biên soạn, nghiên cứu. Với 100 đề tài (khoảng 75.000 trang in khổ lớn), Dự án cần phải có kho dữ liệu chừng 1.500.000 trang tài liệu. Con số này có thể lớn hơn tùy theo hoạt động điều tra sưu tầm của Dự án, bởi kho dữ liệu cần phải sưu tập tối đa các tài liệu văn hiến Thăng Long - Hà Nội để lưu giữ, phục vụ những công trình nghiên cứu về sau này.
Trong 1.500.000 trang tài liệu của kho dữ liệu, dự kiến tỷ lệ tài liệu hiếm (bao gồm các tài liệu Hán Nôm, tài liệu bằng các ngữ khắc và tài liệu chữ quốc ngữ trước 1945) chiếm tỷ lệ khoảng 40%. Đây là kết quả có được qua việc điều tra ban đầu ở một số thư viện, cơ quan lưu trữ tại Hà Nội.
* Tuỳ theo điều kiện cụ thể, các tài liệu đó có thể được mua, nhượng, sao chụp từ các cá nhân, tập thể, tổ chức xã hội, tôn giáo, thư viện, kho lưu trữ, kho tư liệu...
* Các tài liệu đó được sắp xếp theo nghiệp vụ tư liệu - thư viện để trực tiếp phục vụ cho chỉ đạo điều hành và thực hiện dự án.