I. Dự án Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến là một dự án khoa học hết sức đặc thù, hiếm có trong thực tiễn lịch sử nghiên cứu khoa học bấy lâu nay ở nước ta. Nó đặc thù bởi lẽ đối tượng nghiên cứu vô cùng phong phú và phát triển theo dòng chảy 1000 năm lịch sử trên tất cả các bình diện đi lên của xã hội, trong mối quan hệ rộng mở trong nước và quốc tế. Nó đặc thù bởi lẽ, nó huy động một đội ngũ khổng lồ bao gồm nhiều nhà nghiên cứu thuộc nhiều lĩnh vực khoa học và tổ chức thực tiễn khác nhau ở trong nước và ngoài nước tham gia. Nó đặc thù bởi lẽ sản phẩm của dự án bước đầu đã phong phú và chắc chắn còn phong phú, mở rộng liên tục… Các sản phẩm của nó chẳng những phong phú về nội dung mà phương tiện thể hiện và bảo quản, phát huy tác dụng trong đời sống xã hội cũng hết sức đặc biệt, (sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau, hình ảnh màu sắc khác nhau, phai mờ, ẩn hiện, tiếp cận và tồn tại trong sự khắc nghiệt của thiên nhiên và sự đối xử theo những cách khác nhau của con người ở mỗi thời đại khác nhau, ở những thế kỷ khác nhau…). Chính vì vậy, nó đòi hỏi những người tham gia dự án và quản lý dự án phải biết lựa chọn, ứng dụng những phương pháp thể hiện tiên tiến thì mới có thể đáp ứng sự đòi hỏi của mục tiêu và nhiệm vụ của dự án …

Nhận thức rõ những đặc thù của dự án, ngay từ bước khởi đầu xây dựng dự án, các cấp có thẩm quyền và ban quản lý Dự án Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến đã khẳng định vai trò to lớn, góp phần quan trọng đến kết quả của dự án, của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện dự án… Trưởng ban tư vấn khoa học của dự án, giáo sư Vũ Khiêu, Trưởng ban chỉ đạo dự án, Phó chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Ngô Thị Thanh Hằng luôn luôn xác định, với đặc thù của dự án, với khối lượng công việc và sản phẩm đồ sộ như vậy nếu không ứng dụng tốt công nghệ thông tin, công nghệ số thì việc tổ chức thực hiện dự án chắc chắn gặp khó khăn, chắc chắn hiệu quả không cao, không kịp tiến độ và việc bảo quản cũng như xã hội hoá phát huy tác dụng sau này sẽ lúng túng và có nhiều trắc trở…

Trên nền tảng nắm chắc đặc điểm của dự án, nắm chắc mục tiêu, đối tượng và phạm vi triển khai của dự án, được sự chỉ đạo vàgiúp đỡ của nhiều ban ngành Trung ương, nhất là các sở ngành của thành phố, các cơ quan và các cán bộ, chuyên gia về công nghệ thông tin, vượt qua mọi khó khăn, bỡ ngỡ, với tinh thần quyết tâm cao, đến nay có thể khẳng định, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong 4 năm triển khai dự án vừa qua khá tốt, hiệu quả cao, góp phần đắc lực tạo ra những kết quả quan trọng và thành công của toàn bộ dự án…

Hạng mục công nghệ thông tin của dự án triển khai toàn diện theo các công việc cụ thể. Trang bị thiết bị kỹ thuật tin học, xây dựng mạng tin học quản lý nội bộ của dự án, xây dựng các phần mềm quản lý cụ thể của dự án như: phần mềm sưu tầm, biên tập và quản lý xuất bản, xây dựng trang điện tử riêng của dự án nhằm quảng bá nhanh trong xã hội các kết quả nghiên cứu của dự án, phát hành một số sản phẩm sách điện tử…, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ sử dụng công nghệ tin học cho các cán bộ quản lý dự án nói chung, đặc biệt là các cán bộ biên tập và quản lý của Nhà xuất bản Hà Nội nói riêng. Đến nay, nhìn lại, bước đầu đánh giá, chúng ta có thể khẳng định, tất cả các công việc đó, đều đã được tổ chức thực hiện tốt và hiệu quả…

1.Vui mừng đầu tiên có thể khẳng định là hầu hết các cán bộ biên tập và quản lý của Nhà xuất bản Hà Nội và các cán bộ quản lý dự án đã có những bước tiến bộ rõ rệt trongsử dụng công nghệ thông tin vào công việc hàng ngày, đang từ bỏ dần lối làm việc thủ công, chuyển sang tiếp cận làm việc trong mội trường kỹ thuật, công nghệ, thống nhất trong mạng quản lý chặt chẽ. Nhờ vậy các hoạt động của dự án, các hoạt động của cán bộ dự án, các mối liên hệ, hợp tác giữa các cộng tác viên với dự án đã được tổ chức thực hiện trên môi trường công nghệ số, khiến cho các hoạt động của dự án được thực hiện thống nhất, theo một dòng chảy liên tục, nhanh nhạy và chuẩn xác. Công nghệ thông tin đã giúp cho việc quản lý và điều hành dự án thống nhất, kịp thời và hiệu quả, giảm bớt nhiều cuộc họp, giảm bớt lượng giấy tờ giao dịch, tiết kiệm rất nhiều thời gian đi lại của các cộng tác viên trong nước và quốc tế. Các sản phẩm của dự án, các tài liệu của dự án đã được số hoá toàn bộ, lưu giữ tốt sẵn sàng xuất bản phục vụ các nhiệm vụ chính trị và bạn đọc…

2. Dự án đã có được một số thiết bị kỹ thuật tin học gắn liền với một mạng nội bộ khá hoàn chỉnh đặt tại trụ sở Nhà xuất bản Hà Nội… Trong 4 năm qua hệ thống thiết bị cùng với mạng nội bộ đã hoạt động liên tục, tiếp nhận và vận hành sản xuất ra hàng trăm triệu trang bản thảo, biểu mẫu, phục vụ hàng trăm cuộc họp, hội thảo, trao đổi nội bộ trong nước và quốc tế xung quanh các vấn đề liên quan đến dự án… Dự án đã xây dựng và vận hành tốt phần mềm quản lý xuất bản bao gồm các quy trình chuẩn bị bản thảo, biên tập, thẩm định, trình bầy mỹ thuật,in ấn xuất bản, các quy trình quản lý hành chính, quản lý tài vụ, quản lý nhân sự…

3. Dự án đã nhanh chóng xây dựng được một trang điện tử hoàn chỉnh, phong phú về nội dung, đẹp, hấp dẫn về hình thức, bạn đọc dễ dàng thao tác trong khai thác nội dung. Trang điện tử chứa đựng và cung cấp hầu hết các hoạt động của dự án, tiến độ của dự án, các sản phẩm của dự án tới bạn đọc.

Ngoài phần cập nhật các tin tức thời sự chủ yếu nổi bật hàng ngày của Thủ đô, của mọi miền đất nước… Trang điện tử này còn giới thiệu chuyên sâu về đại lễ kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội, về Nhà xuất bản Hà Nội và các hoạt động thường ngày của Dự án Tủ sách Thăng Long - Hà Nội, ngàn năm văn hiến… Tập trung và nổi bật nhất là trang điện tử đi sâu giới thiệu giới thiệu các mảng sách cơ bản mà dự án đang tập trung sưu tầm, biên soạn, chuẩn bị xuất bản… Đó là các mảng sách thuộc các lĩnh vực: Lịch sử, Địa lý, Văn hoá xã hội, Văn học nghệ thuật, Kinh tế, Tư liệu - Tổng hợp…

Trang điện tử đã giới thiệu kịp thời nội dung nhiều sản phẩm mà dự án đang triển khai, có sản phẩm đang làm, có sản phẩm đã hoàn thành, kèm theo tên tác giả là nhận xét của Hội đồng nghiệm thu, nhận xét đánh giá của độc giả, của các nhà nghiên cứu, phê bình trong nước và quốc tế…

Đúng ngày 19-5-2009 Nhà xuất bản Hà Nội và Ban quản lý dự án Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến đã chính thức khai trương và hoà mạng điện tử trang điện tử này với tên gọi trang trọng và giản dị: Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến, với địa chỉ truy cập là: Nxbhanoi.com.vn.

Ngay khi ra đời nó đã được đông đảo bạn đọc gần xa đón nhận. Qua phân tích thống kê cho thấy mặc dầu đây là trang WEBSITE chuyên sâu, trong hạn chế một ngôn ngữ tiếng Việt nhưng số lượt người truy cập hàng ngày trung bình gần 10.000, tổng số lượt người truy cập đến nay đã lên tới hàng chục triệu… Độc giả trong nước tập trung nhiều ở các thành phố lớn, chủ yếu ở những nơi có nhiều các trường đại học, các cơ sở nghiên cứu khoa học như: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Huế, Đà Nẵng, Đà Lạt, Hải Phòng. Độc giả quốc tế tập trung nhiều các nước khu vực châu Âu, khu vực châu Á chủ yếu là Trung Quốc và các nước khối ASEAN, khu vực Bắc Mỹ như Canađa, Hoa Kỳ, khu vực châu Phi và châu Đại dương còn ít độc giả… Các chuyên mục độc giả quan tâm nhiều nhất là sách về lịch sử phát triển của Hà Nội trên các lĩnh vực Chính trị, kinh tế, không gian đô thị, phong cảnh, kiến trúc, văn hoá, lối sống truyền thống, dân số lao động… Nhiều độc giả trong nước và quốc tế đã gửi thư trao đổi, góp ý với tủ sách, tham gia bình luận và giới thiệu sách của dự án. Nhiều báo điện tử trong nước và quốc tế đã linh địa chỉ truy cập của trang điện tử này, và khai thác các tin, các bài viết của nó đưa vào chuyên đề hướng tới kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội. Đặc biệt WEBSITE này đã được đặt trong cổng đối ngoại của Bộ Thông tin - Truyền thông …

4. Dự án đã mạnh dạn sản xuất thử nghiệm một số sách điện tử, trên nền tảng các sách in đã hoàn chỉnh. Sách điện tử mà dự án thực hiện đã ứng dụng kịp thời nhiều tiến bộ công nghệ mới, theo đó sách điện tử vừa được thể hiện trên đĩa quang học DVD vừa được thể hiện trong môi trường ỉnternet toàn cầu… Dự kiến bước thử nghiệm ban đầu, dự án sẽ sản xuất 10 cuốn sách điện tử, tuy nhiên do nguồn kinh phí còn eo hẹp và thời gian chưa cho phép nên đến nay dự án mới hoàn thành cơ bản 4 cuốn sách điện tử là các cuốn: Hà Nội thủ đô nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, Ca khúc Hà Nội thế kỷ XX và những năm đầu thế kỷ XXI, ATLAS Thăng Long - Hà Nội, Biên niên lịch sử Thăng Long - Hà Nội. Sách điện tử của dự án được trình bầy khá hấp dẫn, bạn đọc dễ dàng truy cập khai thác trên các thiết bị điện tử thông thường, không kén chọn… Dư luận bạn đọc trong nước và quốc tế rất hoan nghênh những ấn phẩm điện tử này.

II. Văn hoá Thăng Long - Hà Nội một ngàn năm lịch sử là một kho tàng quý báu đồ sộ của dân tộc, vẫn đang còn là các lớp trầm tích sâu lắng mà chúng ta chưa đủ sức và thời gian khai phá… Thư tịch Thăng Long - Hà Nội, sách về Thăng Long - Hà Nội nằm trong các tầng văn hoá phong phú và quý báu đó. Có thể nói dự án Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến mới chỉ là bước khởi đầu, đi vào cánh cửa của các tầng văn hoá sâu lắng và mênh mông đó… Do đó có thể nói Đại lễ kỷ niệm ngàn năm ThăngLong - Hà Nội có mốc tời gian, nhưng việc sưu tầm, biên soạn các ấn phẩm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội là một công việc không có sự ngừng trệ, nó luôn là dòng chảy liên tục của mỗi người con đất Việt, của mỗi người con Thăng Long - Hà Nội… Nói như vậy để khẳng định, sau đại lễ kỷ niệm1000 năm, dự án này cần được tiếp tục hoàn thiện, và nếu điều kiện cho phép thì có thể mở rộng và nâng tầm độ phủ, độ sâu về mục tiêu và nội dung, cũng như phương pháp nghiên cứu của dự án…

Để có thể làm được như thế, chúng ta phải làm nhiều việc, riêng về lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin, trước mắt, theo tôi câc cấp chỉ đạo và ban quản lý dự án nên tập trung vào các định hướng cơ bản sau đây:

Một là: Trên nền tảng kết quả ban đầu của dự án 4 năm qua, câc cấp lãnh đạo và Ban quản lý dự án cần tiến hành tổng kết một cách cụ thể về các hoạt động của dự án trong 4 năm, đánh giá đúng mặt được, mặt chưa được của dự án, tìm ra nguyên nhân, rút ra bài học để làm cơ sở cho chặng đường phát triển tiếp theo.

Hai là: Nên khảo sát và đánh giá lại toàn bộ thiết bị tin học đã hoạt động 4 năm qua, từ đó tiếp tục nâng cấp, hiện đại hoá thiết bị điện tử và mạng điện tử nội bộ, tiếp tục hoàn thiện và nâng cấp các phần mềm biên tập và phần mềm quản lý xuất bản, tiến tới công nghệ hoá, hiện đại hoá toàn bộ các hoạt động của nhà xuất bản Hà Nội…

Ba là:Nhằm phổ biến rộng rãi hơn nữa các kết quả của dự án trong xã hội, nên nâng cấp WEBSITE của dự án một cách toàn diện, bước đầu ngoài trang tiếng Việt nên có thêm trang tiếng Anh; nên bố trí cán bộ chuyên trách cho WEBSITE; nên mở rộng hơn nữa mối liên kết điện tử trong nước và quốc tế, đăc biệt là mối liên kết trong các mạng thư viện trong nước…

Bốn là: Việc xuất bản sách điện tử của dự án là hết sức cần thiết, tuy nhiên đây là một công việc có liên quan tới nhiều lĩnh vực mới mẻ như vấn đề công nghệ, đặc biệt là việc bảo vệ bản quyền, do vậy cần phải được nghiên cứu thận trọng… Để có thể làm tốt hơn công việc này dự án nên hợp tác chặt chẽ với một số cơ quan hữu quan, trao đổi kinh nghiệm và cùng hợp tác phát triển…

Năm là: Nên tiếp tục bồi dưỡng, nâng cao trình độ thành thạo tin học cho tất cả cán bộ nhà xuất bản; nên bố trí thêm cán bộ quản trị mạng để có thể giúp lãnh đạo nâng cao hơn nữa hiệu quả điều hành và quản lý…

Nhà xuất bản Hà Nội